Saiba como preencher um recibo de pagamento e vários outros tipos!

Saber como preencher um recibo corretamente se torna essencial quando se realiza qualquer tipo de relação comercial entre partes. Seja ela uma ação de compra ou venda, de transferência ou até mesmo de pagamento simples, este tipo de comprovação é uma garantia de idoneidade na transação.

Porém, para que esse comprovante tenha validade, caso seja necessário acionar meios legais, é fundamental que ele esteja preenchido da maneira ideal. Inclusive, a falta de informações presentes no recibo ou o preenchimento inadequado podem invalidá-lo como meio de comprovação da relação comercial.

Por isso, nós criamos esse conteúdo com as principais informações sobre como preencher um recibo corretamente. Confira tudo o que deve constar no documento, a fim de torná-lo válido como um comprovante de transação entre partes.

O que é um recibo?

O recibo é um documento que demonstra a relação comercial entre duas partes, seja ela em caráter de compra e venda, transferência, pagamentos, e outras situações onde há transação de valores.

Este documento possui validade fiscal e pode ser usado como comprovante em caso de necessidade ou quando não é emitida nota fiscal, tanto que o portal G1 indica que eles devem ser guardados por até 5 anos, dependendo do porquê foram emitidos.

No entanto, este documento deve conter alguns elementos especiais, sendo:

• Os detalhes da negociação;
• Os valores envolvidos na transação;
• A descrição do produto ou serviço adquirido.

O seu preenchimento é sempre de responsabilidade da parte prestadora de serviços ou do dono do estabelecimento. O recibo deve ser entregue ao comprador ou contratante a fim de validar essa relação e, principalmente, comprovar que houve pagamento por ela.

Contudo, para que ele tenha essa validade fiscal a que nos referimos, é necessário que o documento esteja preenchido corretamente.

Nesse sentido, existem diversos tipos de recibo que validam a relação comercial e cada um deles possui detalhes específicos. Conheça os principais:

Recibo simples ou recibo de pagamento

O recibo de pagamento é um modelo simples que estipula qual foi o valor pago em uma situação de compra e venda de bens.

Normalmente, ele é usado para comprovar a ação de pagamento em itens de valor variável ou em transferências.

Ele possui uma enorme importância na organização contábil da empresa. Afinal, apesar de não ter a função de nota fiscal, o recibo serve para determinar entradas e saídas do fluxo financeiro empresarial.

Recibo de compra e venda

Outro modelo de recibo comum no mercado é o de compra e venda. Ele também é voltado para a validação de uma relação de pagamento, porém, de itens com valores maiores.

Esse tipo de documento é mais complexo do que o citado no tópico anterior. Isso, porque normalmente ele valida uma relação de compra e venda de itens de maior valor.

Esses bens podem ser casas, veículos, terrenos, entre outros itens que geram uma transferência maior de dinheiro.

Recibo de aluguel

Quando há uma relação de locação de imóvel, é comum que o locador ofereça um recibo comprobatório do pagamento mensal ao locatário.

Esse tipo de comprovação é, além de uma cortesia, uma obrigatoriedade que pode ser imposta via contrato.

Quando os imóveis são locados via imobiliária, a presença de um recibo de aluguel é o comprovante de que o inquilino está em dia com o pagamento de sua obrigação.

Por isso, ele também é usado quando o aluguel é estipulado diretamente com o dono da propriedade.

Assim, se houver qualquer tipo de instabilidade na relação, os comprovantes de pagamento servem para garantir que as obrigações sempre foram cumpridas.

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Recibo de veículo

Os recibos de veículos já são modelos oficiais, propostos para validar a relação de compra e venda.

Chamado de Certificado de Registro de Veículo (CRV), ele deve ser preenchido diante de um funcionário de cartório, que serve como testemunha da relação comercial.

Sempre que um carro é vendido, o antigo dono deve preencher um recibo formal, que será usado para a criação de um novo documento de licença veicular.

Porém, além disso, é interessante formular um documento à parte, que identifique e comprove a relação comercial e valide a entrega do veículo ao novo dono.

Recibo de prestação de serviço

Outro tipo de recibo com enorme importância é aquele dedicado a comprovar o pagamento de uma prestação de serviço.

O modelo desse documento pode variar de acordo com o nível e o tipo da prestação. Entretanto, de maneira geral, eles devem conter a discriminação do serviço realizado e o valor acordado entre as partes.

É essencial que o prestador de serviços emita um recibo de pagamento, caso não vá criar uma Nota Fiscal. Com este recurso, é possível garantir se, de fato, existe comprovação de que houve uma relação formal de trabalho, caso algo saia do acordado.

Recibo com canhoto

Por fim, um último tipo comum de recibo, que, inclusive, pode ser encontrado em papelarias, é aquele que possui um canhoto vinculado.

Esse modelo é ideal para quem deseja ter maior controle sobre a relação comercial realizada, o valor cobrado por ela, o pagamento, endereço do contratante, data em que foi realizada, entre outras situações.

No canhoto, é possível preencher dados mais sucintos, mas que contém a mesma discriminação do volante principal.

Assim, o emissor ficará com as informações pertinentes à relação comercial realizada e poderá organizá-la em seu fluxo de caixa com mais eficiência.

Como preencher um recibo de pagamento ou recibo simples: passo a passo

Saber como preencher um recibo é a maneira mais segura de garantir que esse documento poderá ser usado de forma válida, em caso de problemas com o pagamento.

Por isso, é essencial que o emissor conheça os detalhes que devem constar neste informativo.

Mesmo porque, a entrega de um documento que comprove o pagamento pela relação comercial ou prestação de serviços é algo previsto em lei. Sendo assim, é uma ação obrigatória e que protege os dois lados da transação.

Como esse documento pode ser usado em caráter fiscal, é muito importante que ele contenha os dados corretos em sua discriminação.

Para tanto, são necessários:

• Os dados do pagador;
• Os dados do recebedor;
• Informações relacionadas ao serviço adquirido;
• A data em que foi realizada a transação;
• A descrição da quantidade de itens comprados ou do serviço realizado;
• O valor acordado pela relação comercial;
• O local onde foi realizado o pagamento.

Para que você aprenda como preencher um recibo idealmente, nós preparamos um passo a passo que servirá para te orientar quando precisar criar esse documento.

Confira quais são as etapas de preenchimento e no que você deverá se atentar para que o recibo tenha validade fiscal.

1. Dê nome ao documento 

A sua primeira ação de como preencher um recibo deve ser a de intitular esse documento. Por isso, quando o criar, seja de maneira física ou digital, inicie a ação colocando o cabeçalho do documento.

Na folha em branco, centralizado e no topo, descreva “Declaração de Pagamento”, “Recibo de Pagamento” ou, então, apenas “Recibo”.

O título é muito importante nesse documento, pois será a primeira declaração de que o papel se trata de uma peça com valor fiscal.

Ter essa nomenclatura já deixa bem claro qual será a natureza das informações que estarão descritas no comprovante.

2. Elabore o texto do recebido e deixe espaços para preencher

A próxima etapa na criação do seu recibo de pagamentos ideal é a da discriminação do recebimento. Esse é um texto que pode variar, considerando as ações realizadas na relação comercial.

No entanto, sempre deve conter os dados que citamos serem primordiais, como o nome do recebedor e pagador, o motivo da emissão do recibo, o valor da transação e a data.

Um exemplo de como esse texto deve ser escrito pode ser:

“Eu, (nome de quem está emitindo o recibo – o recebedor), registro que recebi de (nome da empresa ou pessoa que irá receber o recibo – o pagador) a importância de R$ (descreva o valor em numeral e, também, em extenso) pelo (faça a descrição da relação comercial realizada – prestação de serviços, transferência, compra e venda).” 

Não se esqueça: sempre confira se os dados estão corretos antes de entregar uma via ao pagador.

Ainda, vale destacar que as informações descritas neste texto possuem uma enorme importância. Afinal, elas descrevem exatamente qual foi a transação realizada, bem como o valor pago por ela.

Inclusive, na área destinada ao valor da transação, verifique se ele foi descrito corretamente e, também, escreva-o por extenso.

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3. Insira um espaço para a assinatura

O que irá validar o recibo como um documento de comprovação de pagamento é a assinatura logo abaixo da descrição do que foi realizado na relação comercial.

Isso, porque ela determina que as partes concordam sobre as informações descritas, que dizem respeito ao serviço realizado e ao valor pago.

Sendo assim, logo abaixo do texto, deixe um espaço para a assinatura. Vale ressaltar que quem deve assinar o recibo é o emissor. Ou seja, quem está criando o documento.

Além disso, é importante colocar a cidade onde a relação comercial foi realizada, bem como a data em que aconteceu a ação.

Por exemplo:

“São Paulo, 03 de março de 2022.”

Logo abaixo, o emissor do recibo deve assinar e entregar o documento ao pagador.

4. Você também pode usar um software para emitir recibos!

Caso você fique inseguro em como preencher um recibo da forma correta ou não tenha tempo para emiti-los com frequência, uma alternativa a ser considerada é a de utilizar um software voltado para essa ação.

Existem diversos programas especializados na criação de recibos, que automatizam essa função e aceleram o processo de emissão.

A automatização, além de tornar os processos administrativos mais dinâmicos e rápidos, também contribui para a redução de erros na criação do documento.

Por isso, vale a pena pensar nessa solução, caso esteja tendo dificuldades de emitir um documento com caráter fiscal válido e bem preenchido.

Como preencher os outros tipos de recibo?

Conforme destacamos, existem vários tipos de recibo que podem ser criados, cada um voltado para validar o recebimento de valores em determinada relação comercial.

Efetivamente, a criação desse documento não varia. Devem constar as mesmas informações que explicamos, como o nome das pessoas que participaram da relação, o valor acordado por ela, a data e a cidade onde foi realizada.

Porém, é possível modificar alguns detalhes no texto de discriminação do serviço, a fim de deixar o recibo mais qualificado para comprovar a relação comercial com determinada finalidade.

Reunimos alguns exemplos que podem te ajudar no processo de como preencher um recibo corretamente, indo além daqueles voltados para validar um pagamento.

Veja só quais são:

Recibo de compra e venda

O recibo de compra e venda deve ser entregue toda vez que houver uma relação comercial voltada para a aquisição de bens.

Da mesma forma que na prestação de serviços, ele deve ser emitido pelo vendedor e deve conter as informações pertinentes às duas partes da relação.

O texto descritivo pode ser criado da seguinte maneira:

“Eu, (nome do vendedor), registro que recebi de (nome da empresa ou pessoa compradora) a importância de R$ (descreva o valor em numeral e, também, em extenso), pela venda de (identifique o item que foi vendido).” 

Encerre o recibo com a cidade e a data onde a venda foi feita, e o assine.

Recibo de aluguel de imóvel

O recibo de aluguel deve ser entregue mensalmente ao locatário, a fim de declarar não haver relação de inadimplência na utilização do prédio de outra pessoa.

O texto descritivo, portanto, deve conter essas informações:

“Eu, (nome do locador), portador do documento de CPF sob o nº (informar), recebi de (nome do locatário), portador do documento de CPF sob o nº (informar), a importância de R$ (preencher com dados numéricos e por extenso), referente ao pagamento do aluguel do mês de (especificar) de (ano), do imóvel localizado à (endereço do imóvel locado).

Recibo de veículo

A relação de compra e venda de um veículo precisa ser descrita da maneira mais formal e clara possível, para que fique identificado que o pagamento foi realizado corretamente.

Nesse caso, o recibo serve para validar a entrega do veículo ao novo dono. O texto do documento poderá conter:

“Eu, (nome do comprador), CPF nº (informar), declaro para os devidos fins ter recebido, nesta data, de (nome do vendedor), CPF nº (informar), o veículo (marca e modelo), ano (informar), placa (informar), Renavam (informar), o qual se encontra em bom estado de conservação.”

Recibo de prestação de serviço

Emitir um recibo de prestação de serviço é uma das maneiras mais inteligentes de garantir que houve uma relação formal de trabalho e que esta foi paga corretamente.

Nesse caso, o texto deve conter as seguintes informações:

“Eu, (nome do prestador de serviço), inscrito(a) sob o número de CPF (ou CNPJ)  (informar o número), recebi de (nome completo da pessoa física ou nome empresarial da pessoa jurídica contratante), inscrito(a) no CPF (ou CNPJ) de nº (informar o número), o valor de R$ (descrever o valor em numeral e por extenso), pelos serviços de (informar o serviço que foi prestado).”

Recibo com canhoto

Por fim, o recibo com canhoto é um modelo que serve para manter o controle financeiro do emissor.

Sendo assim, além dos detalhes que estarão descritos no documento a ser entregue ao pagador, também é importante constar no canhoto:

• O nome do pagador;
• O valor pago;
• O motivo do pagamento;
• A data do pagamento;
• A cidade onde o pagamento foi realizado.

Conclusão

Agora que você já sabe como preencher um recibo da forma ideal, poderá criar documentos que tenham real validade.

Além de ser prevista por lei, essa ação será fundamental para aumentar a credibilidade da sua atuação como comerciante ou prestador de serviços.

Isso, porque, para o seu cliente, a emissão do recibo demonstra boa fé da parte do contratado, deixando claro que não tem nenhum interesse em prejudicá-lo posteriormente.

Como o recibo funciona como um comprovante de pagamento e recebimento, tê-lo em mãos irá proteger o indivíduo de qualquer reclamação de não cumprimento do acordo de prestação de serviços.

Sendo assim, além do caráter obrigatório que possui, um recibo de pagamento garante a idoneidade do trabalhador e costuma ser um diferencial positivo para os clientes.

Se você é prestador de serviços ou vende produtos, vale a pena emitir recibos de pagamentos para os seus clientes. Isso, inclusive, pode torná-lo mais fiel ao seu negócio.

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