Como colocar mensagem automática no WhatsApp: guia completo com 4 passos!

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Aprender como colocar mensagem automática no WhatsApp pode ser útil se você utiliza esse aplicativo como ferramenta de trabalho. Por isso, preparamos este conteúdo, leia e saiba mais!

Escrito por: Vitor Braga - atualizado em: 22/05/2024

Aprender como colocar mensagem automática no WhatsApp pode ser útil se você utiliza esse aplicativo como ferramenta de trabalho.

Com o aumento das vendas via redes sociais, o canal de mensagens se tornou um dos recursos mais importantes no relacionamento com o cliente.

A proximidade que a plataforma oferece, permitindo respostas rápidas, com a inserção de catálogos e a possibilidade de configurar recursos, a coloca entre as preferidas das empresas.

Atualmente, entre as possibilidades que o WhatsApp Business oferece aos seus usuários, se destaca a opção de chamadas e mensagens especiais, enviadas aos clientes que entram em determinados momentos.

Entretanto, apesar de ser um recurso popular pela plataforma, nem todos os usuários sabem como colocar mensagem automática no WhatsApp.

Por isso, preparamos um conteúdo que pode te ajudar nessa configuração. Confira o passo a passo e aprenda como incluir respostas especiais no seu aplicativo de mensagens.

Leia também: O que é um plano de negócio no empreendedorismo? Saiba para que serve e como elaborar o seu!

O que é uma mensagem automática no WhatsApp?

Esse recurso permite incluir uma frase especialmente criada pelo dono da conta comercial com uma informação a respeito do contato que está sendo feito.

Antes de aprender como colocar mensagem automática no WhatsApp, vale a pena entender o que é esse recurso da versão Business do aplicativo, voltado para pessoas que o utilizam para contatos comerciais.

O WhatsApp Business também é um aplicativo de mensagens, mas com funcionalidades voltadas para a interação comercial. Ele é gratuito e pode ser baixado para Android e iOS.

A plataforma disponibiliza algumas respostas prontas para serem utilizadas como mensagem automática.

No entanto, além do teor específico da mensagem, é possível configurar quando ela será enviada à pessoa que está entrando em contato.

Por exemplo, existe a opção de configurar uma mensagem automática para clientes que entram em contato fora do horário comercial. Ou, ainda, para iniciar um tipo de atendimento digital.

A principal proposta desse recurso, que justifica o porquê de aprender a como colocar mensagem automática no WhatsApp, é que isso estreita o relacionamento da empresa com o cliente.

Afinal, não ficará sem resposta ao acionar o seu negócio. Além disso, é uma maneira de orientá-lo sobre a rotina da empresa de forma sutil e, simultaneamente, assertiva.

Segundo o portal Pequenas Empresas, Grandes Negócios, usar o WhatsApp de forma estratégica pode ser um diferencial para aumentar as vendas, e isso inclui os recursos especiais de resposta.

Como colocar mensagem automática no WhatsApp: passo a passo

Entender como colocar mensagem automática no WhatsApp não é complicado, considerando que esse é um recurso que já vem integrado à versão Business do aplicativo.

No entanto, é necessário, além de ativar a resposta, determinar qual é a mensagem ideal para o contato que está sendo realizado.

Por isso, vale a pena entendermos como realizar essa ativação e a escolha da mensagem, a partir de um passo a passo dinâmico. Confira:

1. Encontre a opção “Ferramentas comerciais”

A primeira etapa de como colocar mensagem automática no WhatsApp é acessar o menu do aplicativo, clicando nos três pontinhos disponíveis na parte superior da tela.

Dentro desta área, clique na opção “Ferramentas Comerciais”. Nesse espaço, o usuário também tem a oportunidade de conhecer várias das outras funcionalidades do WhatsApp Business.

Vale a pena conferir quais são as configurações e conhecer as possíveis formas de otimizar o canal de contato com os clientes, para tornar essa plataforma mais estratégica e comercial.

Veja também: Como empreender do zero e confira dicas e um passo a passo!

2. Escolha um dos três menus de mensagens automáticas

A próxima etapa de como colocar mensagem automática no WhatsApp consiste em definir a mensagem que você deseja ativar em seu WhatsApp Business.

Vale destacar que é possível utilizar todos os menus de resposta do aplicativo, configurando cada um deles com a mensagem que deseja enviar aos seus clientes. Os menus incluem:

Respostas rápidas

O menu “Respostas rápidas” é ideal para quem recebe, com frequência, mensagens com o mesmo teor, que podem ter uma resposta padrão.

Por exemplo, para estabelecimentos do ramo da alimentação, algumas respostas rápidas que poderiam ser configuradas são aquelas dedicadas a perguntas como:

  • “Estão entregando?”;
  • “Posso ver um menu?”;
  • “Até que horas ficarão abertos?”;

Além disso, a resolução imediata do questionamento do cliente o estimula a se manter em contato com a plataforma.

Essa é uma solução inteligente para empresas que possuem um alto fluxo de mensagens via WhatsApp e que não conseguem responder a todas as questões imediatamente.

O recurso, portanto, automatiza algumas respostas e pode fazer uma espécie de triagem no atendimento. 

Mensagem de saudação 

A “Mensagem de saudação” é uma resposta de boas-vindas para o cliente que entra em contato por meio da plataforma do WhatsApp.

É uma maneira de iniciar o atendimento de forma simpática e educada, algo que pode ser visto como pontos positivos na experiência de conexão.

Nessa mensagem, o vendedor já pode configurar algumas informações inteligentes sobre o seu estabelecimento.

Por exemplo, lojas de roupas podem, além de saudar os interessados, já disponibilizar um link com o catálogo dos produtos logo na mensagem inicial. Isso otimiza o atendimento e o torna mais rápido e dinâmico.

Mensagem de ausência

Por fim, ainda é possível configurar e ativar uma “Mensagem de Ausência”. Esse tipo de resposta é enviada quando o cliente entra em contato com a empresa fora do seu horário de atendimento.

Ela serve para avisar que o estabelecimento não está disponível naquele momento.

Esse menu também pode ser usado para indicar quando a empresa retomará as atividades comerciais, informando que está pronta para atender os clientes novamente.

O recurso da mensagem de ausência é usado por vários empreendedores, sejam profissionais liberais, lojistas ou empresários.

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3. Crie e adicione sua mensagem automática

O próximo passo para quem deseja aprender como colocar mensagem automática no WhatsApp, diz respeito a criar, efetivamente, a resposta que será enviada aos clientes.

É possível personalizá-la de diferentes formas, inserindo emojis e links, conforme o interesse da empresa.

Inclusive, vale a pena investir na criação de uma mensagem que fuja do padrão genérico, para que o cliente compreenda que, apesar de automática, essa é uma resposta feita especialmente para ele.

Nessa etapa, é interessante seguir a proposta da persona da empresa, usando um tom de comunicação que seja adequado à identidade da marca.

Além disso, é necessário escolher um atalho para o envio dessa mensagem automática. Esse atalho é proposto pela própria plataforma, para otimizar o envio e acelerar o atendimento.

4. Teste sua mensagem automática e responda alguém com a resposta configurada

Após configurar as mensagens automáticas, antes de colocar esse recurso em funcionamento, vale a pena conferir se elas irão alcançar o seu objetivo.

Entre em contato com o WhatsApp Business por outro aparelho e veja se as respostas que estão sendo recebidas correspondem com o tipo de interação.

Além disso, confira se o tom de voz está correto em relação ao público que irá atender e se não há nenhum erro no texto.

Ainda, é preciso atenção para que as mensagens automáticas sejam, de fato, enviadas aos clientes, sendo fundamental que o aparelho esteja conectado à internet.

Como colocar mensagem automática no WhatsApp: conclusão

Aprender como colocar mensagem automática no WhatsApp poderá favorecer diretamente a sua estratégia de contato com o cliente.

Isso porque se trata um recurso didático, que serve como meio de orientação sobre o que o consumidor pode esperar a partir do envio da mensagem, seja uma informação sobre o horário comercial ou para iniciar o atendimento efetivo.

Além disso, vale lembrar que o recurso das mensagens automáticas foi criado para otimizar o atendimento.

Isso significa que, apesar de substituírem um primeiro contato, o ideal é dar prosseguimento ao atendimento o mais rápido possível.

Por isso, é uma solução que vale a pena implementar nos negócios. E por ser uma ferramenta gratuita, não irá impactar o seu orçamento.

No entanto, vale reforçar que esse é um recurso exclusivo do WhatsApp Business. Sendo assim, caso pretenda utilizá-la, será necessário fazer o download e instalação dessa versão do aplicativo.

Contudo, é uma solução que vale a pena considerar, por ser simples e dinâmica para interagir com os clientes.

Para finalizar, que tal conferir alguns dos nossos outros artigos? Talvez você encontre algum post que possa lhe interessar!

Perguntas Frequentes (FAQ)

  1. Dá para colocar mensagem automática no WhatsApp normal?

    O recurso da mensagem automática faz parte do grupo de funcionalidades do WhatsApp Business. Pode ser possível inserir mensagens especiais na versão tradicional, porém será necessário utilizar outros aplicativos integrados.

  2. Como programar o envio de uma mensagem no WhatsApp?

    Para programar o envio de mensagens pelo WhatsApp basta acessar o menu do aplicativo, clicar em Ferramentas Comerciais e definir o texto que será colocado em cada menu.

  3. Como criar mensagens automáticas?

    As mensagens automáticas são criadas diretamente na plataforma do WhatsApp Business. Escolha o tipo de mensagem que planeja configurar, desenvolva um texto e ative o envio.

  4. Qual é a mensagem automática no WhatsApp?

    Existem três tipos diferentes de mensagens automáticas que podem ser ativadas no WhatsApp, sendo respostas rápidas, mensagem de saudação e mensagem de ausência.

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